Pedido #0412Registrado
- Cliente
- Ejemplo ficticio
- Producto
- Garrafa de 19 L, 2 uds.
- Dirección
- Calle de ejemplo, 12
- Pedidos antes
- 3
PytnaVoda: el sistema detrás de un reparto de agua a domicilio.
El negocio
PytnaVoda es un negocio familiar que reparte garrafas de agua de 19 litros a domicilio en Bohodújiv, Ojtyrka y Trostianets, en Ucrania. Los clientes piden por teléfono o por mensaje, y les atiende una persona.
Cada día hay que pasar los pedidos a los repartidores, preparar el almacén para el día siguiente y cuadrar la jornada.
Lo que tenía que resolver
- Un solo sitio para los pedidos y el historial de cada cliente.
- Pasar cada pedido al repartidor sin depender de un chat.
- Llevar el almacén en el mismo sistema que los pedidos.
Antes, el despacho publicaba cada pedido en un grupo de Viber y el repartidor respondía con un «me gusta». No quedaba registro de nada más, y el almacén se llevaba en una hoja de Google.
Lo que construimos
Cuatro piezas alrededor de los mismos datos.
CRM de pedidos y clientes
Configuramos KeyCRM como base: pedidos, historial de cada cliente, y roles y accesos para el dueño, el despacho, los repartidores y los mensajeros.
Herramienta de despacho
Una página interna para quien atiende los pedidos: busca al cliente por teléfono, ve su historial y su deuda, y crea o repite un pedido con la tarifa que le corresponde.
DespachoDatos de ejemplo
- Teléfono
- +380 ·· ··· ·· 12
- Cliente
- Ejemplo ficticio
- Último pedido
- 2 garrafas de 19 L
- Acción
- Repetir pedido
Flujos automáticos
Flujos en n8n, instalado en un servidor propio: el informe del día y de la semana, lo que el almacén tiene que preparar para mañana, un bot de Telegram para registrar el almacén y avisos cuando algo falla o cuando cambia la estructura del CRM. Todas las llamadas al CRM pasan por una pasarela que reparte su límite de peticiones.
- Despacho
- App del repartidor
- Bot del almacén
KeyCRM y n8n
- Informe del día
- Almacén de mañana
- Avisos de errores
App del repartidor, conectada al sistema
Conectamos la app de los repartidores con el CRM y los flujos: acceso por rol, pantallas para repartidores y mensajeros, y los datos de la ruta, los pedidos, el almacén y el resumen del día.
Ruta de hoyLista
- Paradas
- 3
- Carga
- 9 garrafas llenas
- Primera
- Calle de ejemplo, 3
Un pedido, de la llamada a la puerta.
Así se mueve un pedido por el sistema. Cada paso queda apuntado.
Recreación con datos de ejemplo. No son pedidos reales.
-
Paso 1 de 5
El cliente llama o escribe, y le atiende una persona.
WhatsApp10:42Hola, ¿me traéis dos garrafas mañana por la mañana?
-
Paso 2 de 5
El despacho busca al cliente por teléfono y crea el pedido en el CRM.
Pedido #0412Registrado- Dirección
- Calle de ejemplo, 12
- Pedidos antes
- 3
- Entrega
- Mañana
-
Paso 3 de 5
Por la tarde, el almacén recibe por Telegram lo que tiene que preparar para mañana.
Almacén, mañanaDatos de ejemplo- Garrafas llenas
- 42
- Pedidos
- 17
-
Paso 4 de 5
El repartidor ve sus pedidos y la ruta en la app.
Ruta de hoyEn ruta- 1 Calle de ejemplo, 3
- 2 Calle de ejemplo, 12
- 3 Calle de ejemplo, 40
-
Paso 5 de 5
Al final del día, llega el informe de la jornada por Telegram.
Informe del díaDatos de ejemplo- Entregados
- 18
- Pendientes
- 2
Qué cambió
- Los pedidos ya no viven en un grupo de Viber: quedan en el CRM, con el historial de cada cliente.
- El almacén pasó de una hoja de Google al mismo sistema que los pedidos.
- Despacho, app e informes leen los mismos datos.
No publicamos cifras de la operación hasta tenerlas verificadas, con su periodo y su definición.
Lo que sigue
- Mejorar los avisos de stock.
- Seguir reuniendo el trabajo del repartidor en el mismo sistema.
- Seguir centralizando y ordenando las automatizaciones.
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Muebles de madera maciza hechos a mano: una tienda online en ucraniano e inglés, con productos configurables, pago y envío en la misma web.
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